El modelo de la externalización….Está de moda!!
Hoy en día, y especialmente por la realidad económica en España, las Empresas recurren cada vez más a la externalización o en el término ya más común, outsourcing.
Sin lugar a duda moda, dentro de la gestión de recursos humanos, que se ha impuesto en los departamentos de administración de personal, haciendo que, como en cualquier “fashion week”, el mercado hoy ofrezca diferentes soluciones. Pero tomada la decisión ¿habríamos alcanzado el objetivo marcado, es realmente lo que queríamos, o nos hemos dejado llevar?
Es lógico que dada la nueva tendencia y visión de la dirección de personas, la administración de personal, y por ende, el proceso de nómina como lo conocemos tradicionalmente, no aporte un valor añadido a la estrategia, pero no podemos olvidar la dificultad e importancia que tiene su correcta realización, teniendo un alto valor de conocimiento, no sólo por la complejidad legal que puede llevar, también por el impacto que puede tener en los empleados.
No descubriría América al que consiste el outsourcing, pero si es importante tener presente su desarrollo hasta el concepto actual como externalización de procesos de negocio o BPO, siendo la evolución sofisticada como factor clave y herramienta de gestión, de forma que el proveedor no solo asume la responsabilidad del proceso de la organización que le contrata, también debe aplicar una reingeniería sobre la forma en que se lleva a término. Visión de proveedor en autentico socio, romper con lo clásico para adaptarse a los tiempos.
Ahora bien, ¿cómo afrontamos esa “compra”, como decidimos externalizar?. Como cuando estamos ante un escaparate, es importante partir de aquellos conceptos que fueron la propia base de la decisión, es decir, qué ventajas y objetivos pretendíamos obtener, por lo contrario acabamos en casa o con exceso de equipaje o mirándonos al espejo con algo que no nos convence. Aquí podemos tener múltiples variables, pero por simplificarlo vamos a concéntralos en tres conceptos. El primero sería la calidad y valor añadido, potenciar el área de administración de personal como especialización y conocimiento más profundo, obtener conocimiento (know-How). El segundo obtener y recuperar recursos para poner énfasis en aquellos retos que de verdad creemos que tienen un impacto en la estrategia de la gestión de personas, poder centrarnos en nuestra principal actividad. Por último, meramente la reducción de costes.
Lo curioso de esta fase, como en la vida, aunque parece lógica, tendemos a realizarla fuera de tiempo, produciendo cierta distorsión en la toma de decisión final de que “modelito” de externalización seleccionar, que viene porque solicitamos diferentes presupuestos a proveedores con diversos “diseños y tendencias” de trabajo.
Sin duda, la metodología se convierte en otra de las patas importantes y tendrá mucha conexión con que “diseñador” nos identificamos, quien será nuestro socio en el proceso, que tendrá un impacto claro sobre el objetivo marcado, entonces ¿qué “tendencias” nos ofrece el mercado?
Actualmente podemos ver en el mercado, cuando solicitamos propuesta para este tipo de externalización, que nos aparecen el tradicional concepto del BPO, de la que ya hemos esbozado alguna línea, una modalidad que en los últimos tiempos ha ido cogiendo más fuerza y que empezamos a tender a denominar como “processing”, o incluso curiosamente, se ve que en planteamientos de decisión de externalizar esta función se acaba optando por un SaaS. Pero, ¿realmente esto que significa?.
Empecemos por el último “estilo” indicada, cuando optamos por SaaS, ciertamente no estamos en una propia externalización del área de administración de personal, el planteamiento es externalizar el mantenimiento de software para la ejecución de procesos, hecho que como en la vida misma, salimos de compras con una idea fijada y acabamos comprando otra cosa totalmente diferente a lo pensado, puesto que el principal objetivo es eliminar únicamente los costes tecnológicos añadidos, y donde la toma de decisión debe ser similar a cuando planteamos un cambio de tecnología.
En relación “processing”, nos referimos a aquella propuesta que lo que pretende es externalizar el software y, normalmente, el cálculo de nómina refiriéndose o como máximo a su ciclo. Es una evolución realmente del SaaS, con mismas ventajas en reducción de costes tecnológicos, pudiendo obtener un recurso para el correcto cálculo de nómina. Si bien, tendríamos que plantearnos el alcance del valor añadido que puede plantearnos y si exactamente nos ofrecen una visión de partner o únicamente de gestión y cálculo de datos. Se trata de una “tendencia modernista y casual”, dado que tiene un alcance parcial, y como conocemos precisamente la mayor inversión de tiempo de estos departamentos no se focaliza en el cálculo de la nómina o seguros sociales, pudiendo limitar la reducción de recursos, o poner en jaque la reducción de costes prevista en el tiempo.
Como última modalidad el BPO, que ofrece o al menos puede hacerlo sobre una externalización total del área. Lo más importante es centrarnos en un proveedor que alcance realmente el criterio de BPO en su propuesta, y evitar aquellas con excesivas connotaciones “prêt-à-porter”, que asuma la responsabilidad del proceso a aplicar y aporte un auténtico conocimiento sobre la forma en que ese proceso se aplica. Por ello debemos obtener un servicio como un auténtico departamento interno, ganando en valor añadido en el conocimiento de esas funciones, disponiendo de esos recursos que hasta ahora consumíamos para reforzar aquellas necesidades reales de la estrategia de recursos humanos. Pudiendo alcanzar la reducción de costes o un amplio equilibrio en lo mismo.
En definitiva el mercado hoy en día trae diferentes productos para la solución de la externalización de la administración de personal, algunas con una trayectoria creciente propia de la moda y de los tiempos, pero como decía Coco Chanel
“la moda pasa de moda, el estilo permanece”
por eso es importante atender al objetivo principal por el que nos lo planteamos, a la metodología del servicio a adquirir y al tipo de proveedor que queremos, esto hará que siempre nos sintamos cómodos con lo que llevamos, y que en su caso contrario nos veremos sorprendidos por diferentes “diseños y tendencias” y que mezclemos en el proceso de decisión, como dice el refranero español “churras con merinas”
