La gestión de la nómina es uno de los procesos más sacrificados y delicados en la empresa ya que consume mucho esfuerzo y coste económico dentro del Departamento de Administración de Personal. Se podría definir como el proceso por el cual se administran los salarios de los trabajadores vinculados a una empresa, quien a su vez, gestiona todas las obligaciones inherentes a la nómina como por ejemplo cotizaciones a la Seguridad Social, trámites de altas y bajas laborales de sus empleados, pagos de impuestos, etc.
Según estudios publicados, España ocupa la quinta posición en cuanto a grado de dificultad en la gestión de la nómina, solo superada por Francia, Italia, Bélgica y Alemania, y por ello, cada vez son más las empresas que deciden optar por el sistema de outsourcing o externalización de servicios de nómina.
Las ventajas del outsourcing de nómina son numerosas, pero antes debemos entender bien en qué consiste este servicio de externalización.
¿Qué es el outsourcing de nómina?
Cuando una empresa habla de outsourcing de nómina, se refiere a la situación en la cual subcontrata ciertas partes de sus procesos administrativos o del campo de la producción, son muchas las ventajas del outsourcing de nómina.
Este tipo de subcontratación se realiza mediante un agente externo y su finalidad se basa en mejorar ciertos aspectos de la empresa, dentro de los campos de la calidad, innovación o financiación de la firma. Este tipo de subcontratación o outsourcing, se puede realizar tanto dentro del mismo país como en un país extranjero. En el supuesto de que sea el último caso, ha sido denominada como offshore outsourcing.
El outsourcing de nómina cuenta con diferentes modalidades:
- Outsourcing tecnológico. Esta modalidad consiste en la contratación de tecnologías o herramientas específicas para la gestión interna de la nómina.
- Outsourcing de servicios. A diferencia del caso anterior, bajo esta modalidad de outsourcing se contrata a través de un tercero la gestión propiamente dicha de la nómina por medio de expertos que garanticen tanto la eficacia como la fiabilidad en su resultado.
Ventajas del outsourcing de nómina
Este tipo de técnicas puede proveer a la empresa de numerosas ventajas, ya que los empleados de estas gastan una cantidad alta de su tiempo y energía al servicio de las ellas, por lo que es importante que el empleado esté a gusto y disfrute de su trabajo. Para ello, el hecho de ser una empresa moderna y eficiente, con grandes atenciones hacia sus trabajadores, es algo importante y capaz de convertir a la empresa en un mejor lugar para todos los que trabajen en ella. Por eso mismo, el outsourcing desplaza a la empresa hacia un nuevo punto de cultura empresarial y la mejora, en ese aspecto y otros muchos.
Información para el empleado
Ayuda a que tenga más información sobre el estado de su salario. El outsourcing facilita al empleado ayuda, para que tengan el control de dividir su pago en diferentes cuentas bancarias y con el fin de que pueda tener más a punto sus objetivos de ahorro. El hecho de dejar a un lado las cantidades fijas o los porcentajes de cada cheque en diferentes cuentas de ahorro, a cambio de que el resto vaya a una cuenta estándar en la que tenga sus facturaciones, puede ayudar a los empleados a que inviertan en sí mismos. Esto hace que ellos estén más contentos con sus puestos de trabajo y, por lo tanto, sean más productivos.
Control de datos personales
El software también conocido como outsourcing de nómina tiene la ventaja de evitar tener que depender de Recursos Humanos, con el fin de obtener cualquier tipo de información. Con ello, el empleado tiene más libertad para poder visualizar y cambiar su información personal de la nómina en el momento en el que lo necesiten o quieran. Además, esto se puede realizar desde su mismo ordenador, con lo que tiene un mayor control de sus datos personales. Esto ahorra mucho tiempo y estrés al empleado, lo que ayuda, en el día a día, a ser más productivo.
Usar la nómina como una herramienta de comunicación
Con la nómina, las empresas pueden conocer los logros y fracasos de sus empleados. Así, se les puede recompensar por sus buenos trabajos o se les puede dar consejos sobre sus errores, de manera que mejoren.
Celebrar ascensos, bienvenidas o felicitaciones
Con una nómina inteligente, recordar todos esos hechos, para poder realizar fiestas personalizadas, será mucho más fácil. Todo esto mejorará la comunicación con los trabajadores y su rendimiento en el trabajo.
Simplificar la información fiscal
La retención de impuestos suele ser confusa, además de que, si se procesa la nómina de la casa, se deben tener en cuenta que los impuestos enumerados en el talón de pago no se distinguen fácilmente. Pero, con la elección de proveedores de nóminas modernas, los empleados tendrán un acceso rápido y sencillo a su información fiscal y en un formato fácilmente entendible.
¿Por qué conviene externalizar los procesos de nómina?
Hay que entender que subcontratar los servicios de externalización no significa que la empresa prescinda de sus trabajadores, sino que éstos pueden centrarse en otras funciones complementarias a la nómina mejorando su aprovechamiento.
En resumen, los principales beneficios del outsourcing de nómina son:
- Permite a la empresa centrarse en su línea de negocio, mejorando los resultados.
- El outsourcing supone que la gestión de los procesos de nómina son realizados por expertos, evitando errores y mejorando por ello los resultados.
- Al externalizar la nómina, la empresa cliente se asegura el cumplimiento de los servicios contratados. No se ve afectada por periodos de vacaciones, bajas por enfermedad, permisos, etc., de sus trabajadores como sí ocurriría en el caso de que la gestión de la nómina se realizara de forma interna.
- Reducción de costes personales. No es necesario que el cliente mantenga un equipo para la gestión de la nómina, lo que reduce los costes salariales.
- Al contratar los servicios de outsourcing también evitamos los costes de adquisición y mantenimiento de un software para su gestión.
- Se garantiza el cumplimento de la legislación laboral así como actualizaciones de convenio, lo que permite que el cliente se despreocupe de llevar el control sobre la publicación de nueva normativa que pueda afectar a la gestión de su nómina.
- Del mismo modo queda garantizado el cumplimiento de las obligaciones tanto en materia de IRPF, presentando de forma periódica las declaraciones de impuestos, como en materia de Seguridad Social.
Desde Atisa, se recomienda a las empresas actualizar este tipo de servicios, con el fin de tener trabajadores más productivos y una mayor comunicación en el entorno laboral.
