Un cierre contable mensual permite mantener la información financiera bajo control. Si bien al cierre del año todos sabemos que hay que realizar asientos concretos, análisis de saldos, de ratios etc., no es tan común la idea de realizar cierres mensuales, sobre todo en PYMES, a pesar de las ventajas que esto tiene para el negocio.
Es por ello por lo que, si contamos con una contabilidad financiera actualizada, nos puede aportar mucha información que nos resultará muy útil a la hora de tomar las decisiones adecuadas en nuestra empresa y adaptadas a su crecimiento.
Como ejemplo para realizar un cierre contable mensual, tendríamos que revisar, al menos, las siguientes partidas:
- Verificación de que todas las ventas e ingresos han sido registrados en contabilidad.
- Comprobación de que todas las compras y gastos se han registrado en contabilidad. Para ello, nos aseguraremos de que hemos recibido todas las facturas, y que, en caso de no haberlas recibido, el gasto esté provisionado. Además, es un buen ejercicio el revisar los gastos mensuales periódicos que tenemos para asegurarnos que todo el gasto se ha contemplado en contabilidad.
- Realización del asiento de nóminas. Independientemente de que la nómina del último mes se pague en el año siguiente, debemos tener los gastos contabilizados además de provisiones de bonus etc.
- Conciliación de los saldos de clientes y proveedores. Es importante revisar el libro mayor de los clientes y proveedores, para asegurarnos de que esta correctamente conciliado además de no contar con saldos contrarios en las cuentas.
- Conciliación de saldos y transacciones con empresas de grupo y asociadas. Deberemos comprobar que el saldo y las transacciones con las empresas de grupo, multigrupo y asociadas, así como con otras partes vinculadas cruzan tanto en saldo como en transacciones ya que, además, es una información que hay que aportar en la memoria.
- Realización de las amortizaciones del inmovilizado intangible, material e inversiones inmobiliarias de manera mensual. Esto nos facilitará tener mensualmente un resultado más ajustado.
- Registro contable de impuestos mensuales, o, en su caso, trimestrales.
- Conciliación de los saldos de bancos, así como de caja. Es importante realizar arqueos de caja de manera mensual para llevar un control del dinero efectivo de la compañía.
- Realización de la variación de existencias de la empresa. Si no contamos con un ERP que realice la variación automáticamente, deberemos realizar el cálculo (existencias finales – existencias iniciales) y registrar la variación manualmente en contabilidad.
Con posterioridad a este trabajo, y, una vez tenemos el mes cerrado, debemos analizar los saldos contabilizados. Este proceso tiene varias ventajas para los usuarios de la información contable:
- Permite a los usuarios de la información financiera disponer de reportes actualizados que permitan tomar las decisiones adecuadas para con el funcionamiento de la empresa. Además, permite un mayor control de las cifras contables, así como reportar unos estados financieros más fiables.
- Un cierre contable mensual permite hacer un seguimiento de los presupuestos establecidos y de las políticas implementadas por la empresa. En caso de que esas políticas o procesos no estén funcionando correctamente, podremos proponer soluciones tempranas sin esperar al cierre del ejercicio y de esta manera anticiparnos a posibles efectos adversos para la compañía.
- Análisis de ratios: puede resultar interesante analizar ratios como volumen de ventas, ratios de liquidez, periodos medios de cobro y pago, fondo de maniobra, deudas, etc., para conocer el estado de nuestra compañía en general. Mediante este análisis, podremos saber si la compañía tiene problemas de liquidez, si su margen bruto es razonable. Además, también podemos obtener información útil para los accionistas, como la rentabilidad de sus inversiones.
- Comparación del mes analizado con el mismo mes del año anterior. Mediante esta tarea podremos hacer un análisis de la evolución de nuestro negocio. Además, es interesante también poder realizar un análisis acumulado de la evolución de la empresa.
A modo de conclusión, es importante realizar cierres mensuales para un mejor control de las cifras de la empresa. Este proceso tiene diversas ventajas y nos permite anticiparnos a posibles problemas existentes y proponer soluciones tempranas que eviten problemas con una índole de más gravedad en el futuro.
