El 1 de Julio de 2015 se publicaba la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre mecanismos de seguridad de los ficheros electrónicos que contengan libros de los empresarios presentados a legalización en los registros mercantiles y otras cuestiones.
Con el objetivo de complementar la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la DGRN, sobre legalización de libros societarios, y en respuesta al recurso contencioso-administrativo que interpuso la Asociación de Empresas Cotizadas, a través de Emisores Españoles, en su contra, el 1 de julio se publicó una nueva instrucción que aporta una mayor seguridad y confidencialidad a la información que contienen los libros obligatorios y establece algún cambio en el nuevo sistema de legalización de los mismos.
Como ya vimos anteriormente, la Instrucción de 12 de febrero desarrolló el nuevo sistema de legalización de los libros obligatorios: por vía telemática; ésta obligatoriedad creo gran inseguridad en las empresas, principalmente, por la incertidumbre sobre la publicidad y el trato que recibiría el contenido de sus libros en el Registro Mercantil una vez legalizados. La preocupación se materializó en forma de recurso contencioso – administrativo en su contra, interpuesto por Emisores Españoles, y, como resultado, la suspensión cautelar de la aplicación de la polémica instrucción.
La nueva instrucción, de 1 de julio, establece nuevas medidas de seguridad que aclaran los puntos que habían creado controversia, además, modifica la anterior instrucción y alarga el proceso de adaptación al nuevo sistema de legalización.
¿Qué medidas establece la nueva instrucción?
Medidas generales de seguridad:
- Borrado inmediato de los ficheros legalizados, una vez el registrador haya certificado su legalización.
- Publicidad, exclusiva, para el contenido del Libro Diario y Libro de legalizaciones.
- Trazabilidad informática para todos los trámites realizados telemáticamente y de las personas que los hayan realizado.
Seguridad de los ficheros correspondientes a los libros:
- Obligación de los registradores de adoptar las medidas necesarias (técnicas y organizativas) para garantizar la seguridad de todos los datos de los libros y de preservar el secreto de los ficheros mientras estén en su poder.
- Obligatoriedad del empresario de conservar un fichero informático exactamente igual que el presentado en el registro, que servirá para presentarlo ante órganos jurisdiccionales cuando se lo requieran como prueba de legalización. El registrador solo tendrá que certificar que ese fichero es idéntico que el que se registró por generar igual huella digital.
Opción de cifrado de los ficheros que contengan los libros:
- Posibilidad del empresario de legalizar sus libros por medio de ficheros encriptados y con clave secreta.
- A efectos de probar la legalización de los libros presentados en ficheros encriptados, se atenderá igualmente a su huella digital.
Opción de cifrado con doble clave:
- Para asegurar más su confidencialidad, los empresarios podrán utilizar un sistema de cifrado con doble clave (pública y privada) en los ficheros que contengan sus libros, que pondrán a disposición de las entidades de servicios de certificación de firma electrónica reconocidas, y que actuarán como tercero de confianza.
- Para probar la legalización, de nuevo, se estará dispuesto a que la huella digital de los ficheros del registro y los que conserve el empresario sean iguales.
Adaptación al nuevo sistema:
- No será necesario legalizar telemáticamente los libros, legalizados en papel, que contengan asientos relativos a ejercicios anteriores al 31 de diciembre de 2014. Los posteriores serán legalizados telemáticamente obligatoriamente.
Presentación en el Registro Mercantil.
- Cada sociedad podrá presentar sus libros de manera conjunta o por separado y cada uno en la opción de cifrado, o no, que desee.
Otras medidas:
- Deja sin efecto la aplicación del nuevo sistema de legalización a los libros societarios no obligatorios.
- Deja sin efectos la aplicación del nuevo sistema de legalización a los libros a: uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones, fundaciones o cualquier persona física o jurídica obligada a llevar contabilidad.
La Asociación de Emisores Españoles, que engloba a empresas cotizadas españolas, ha mostrado su satisfacción sobre la publicación de la nueva instrucción, ya que en su opinión: “contribuye a asegurar la confidencialidad de su información sensible y facilita, al mismo tiempo, una adaptación progresiva al nuevo sistema de legalización telemática de los libros de los empresarios, que supone un régimen caracterizado por una mayor seguridad jurídica”.
De modo que, con la nueva instrucción publicada queda, por fin, establecido el nuevo sistema de legalización de libros obligatorios.
