El nuevo sistema de legalización de libros obligatorios y su suspensión cautelar

EINF: ¿obligación u oportunidad?
Entra a ver el webinar gratuito

El 1 de Julio de 2015 se publicaba la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre mecanismos de seguridad de los ficheros electrónicos que contengan libros de los empresarios presentados a legalización en los registros mercantiles y otras cuestiones.

Con el objetivo de complementar la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la DGRN, sobre legalización de libros societarios, y en respuesta al recurso contencioso-administrativo que interpuso la Asociación de Empresas Cotizadas, a través de Emisores Españoles, en su contra, el 1 de julio se publicó una nueva instrucción que aporta una mayor seguridad y confidencialidad a la información que contienen los libros obligatorios y establece algún cambio en el nuevo sistema de legalización de los mismos.

Como ya vimos anteriormente, la Instrucción de 12 de febrero desarrolló el nuevo sistema de legalización de los libros obligatorios: por vía telemática; ésta obligatoriedad creo gran inseguridad en las empresas, principalmente, por la incertidumbre sobre la publicidad y el trato que recibiría el contenido de sus libros en el Registro Mercantil una vez legalizados. La preocupación se materializó en forma de recurso contencioso – administrativo en su contra, interpuesto por Emisores Españoles, y, como resultado, la suspensión cautelar de la aplicación de la polémica instrucción.

La nueva instrucción, de 1 de julio, establece nuevas medidas de seguridad que aclaran los puntos que habían creado controversia, además, modifica la anterior instrucción y alarga el proceso de adaptación al nuevo sistema de legalización.

¿Qué medidas establece la nueva instrucción?

Medidas generales de seguridad:

  • Borrado inmediato de los ficheros legalizados, una vez el registrador haya certificado su legalización.
  • Publicidad, exclusiva, para el contenido del Libro Diario y Libro de legalizaciones.
  • Trazabilidad informática para todos los trámites realizados telemáticamente y de las personas que los hayan realizado.

Seguridad de los ficheros correspondientes a los libros:

  • Obligación de los registradores de adoptar las medidas necesarias (técnicas y organizativas) para garantizar la seguridad de todos los datos de los libros y de preservar el secreto de los ficheros mientras estén en su poder.
  • Obligatoriedad del empresario de conservar un fichero informático exactamente igual que el presentado en el registro, que servirá para presentarlo ante órganos jurisdiccionales cuando se lo requieran como prueba de legalización. El registrador solo tendrá que certificar que ese fichero es idéntico que el que se registró por generar igual huella digital.

Opción de cifrado de los ficheros que contengan los libros:

  • Posibilidad del empresario de legalizar sus libros por medio de ficheros encriptados y con clave secreta.
  • A efectos de probar la legalización de los libros presentados en ficheros encriptados, se atenderá igualmente a su huella digital.

Opción de cifrado con doble clave:

  • Para asegurar más su confidencialidad, los empresarios podrán utilizar un sistema de cifrado con doble clave (pública y privada) en los ficheros que contengan sus libros, que pondrán a disposición de las entidades de servicios de certificación de firma electrónica reconocidas, y que actuarán como tercero de confianza.
  • Para probar la legalización, de nuevo, se estará dispuesto a que la huella digital de los ficheros del registro y los que conserve el empresario sean iguales.

Adaptación al nuevo sistema:

  • No será necesario legalizar telemáticamente los libros, legalizados en papel, que contengan asientos relativos a ejercicios anteriores al 31 de diciembre de 2014. Los posteriores serán legalizados telemáticamente obligatoriamente.

Presentación en el Registro Mercantil.

  • Cada sociedad podrá presentar sus libros de manera conjunta o por separado y cada uno en la opción de cifrado, o no, que desee.

Otras medidas:

  • Deja sin efecto la aplicación del nuevo sistema de legalización a los libros societarios no obligatorios.
  • Deja sin efectos la aplicación del nuevo sistema de legalización a los libros a: uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones, fundaciones o cualquier persona física o jurídica obligada a llevar contabilidad.

La Asociación de Emisores Españoles, que engloba a empresas cotizadas españolas, ha mostrado su satisfacción sobre la publicación de la nueva instrucción, ya que en su opinión: “contribuye a asegurar la confidencialidad de su información sensible y facilita, al mismo tiempo, una adaptación progresiva al nuevo sistema de legalización telemática de los libros de los empresarios, que supone un régimen caracterizado por una mayor seguridad jurídica”.

De modo que, con la nueva instrucción publicada queda, por fin, establecido el nuevo sistema de legalización de libros obligatorios.

Suscríbete a nuestra newsletter

Y sé el primero en enterarte de todo

Responsable de Tratamiento:

Denominación social: GRUPO ATISA BPO, S.A., (en adelante, ATISA)

CIF: A-80092182

Dirección: Edificio Atisa C/ Trópico 6. Polígono Industrial las Monjas. 28850, Torrejón de Ardoz. Madrid

Correo electrónico: gestionlopd@atisa.es

Teléfono: 91 205 44 00

Finalidad del Tratamiento de sus datos personales:

La finalidad del tratamiento de sus datos personales será exclusivamente el envío de información de actualidad jurídica que pueda ser de su interés a su correo electrónico de acuerdo con su solicitud.

No cederemos sus datos a terceros no autorizados previamente por usted.

Base legal del tratamiento de datos

La base legítima para tratar sus datos con la finalidad de enviarle novedades legislativas es su consentimiento expreso.

Categorías de datos tratados

Datos identificativos: Nombre, apellidos

Datos de contacto: Correo electrónico

Los datos personales solicitados son obligatorios, de tal forma que la negativa a suministrarlos supondrá la imposibilidad de llevar a cabo la prestación de los servicios contratados.

El usuario garantiza que los datos aportados son verdaderos, exactos, completos y actualizados, siendo responsable de cualquier daño o perjuicio, directo o indirecto, que pudiera ocasionarse como consecuencia del incumplimiento de tal obligación. En caso de que el usuario facilite datos de terceros, manifiesta contar con el consentimiento de los mismos y se compromete a trasladarle la información contenida en esta cláusula, eximiendo a ATISA de cualquier responsabilidad en este sentido. No obstante, ATISA podrá llevar a cabo las verificaciones para constatar este hecho, adoptando las medidas de diligencia debida que correspondan, conforme a la normativa de protección de datos.

Tiempo de conservación

Sus datos personales serán tratados con las finalidades informadas mientras usted no solicite expresamente la baja de la presente suscripción. Una vez que solicite la baja, sus datos serán debidamente bloqueados y eliminados de nuestros ficheros de manera definitiva una vez que trascurra los plazos legales correspondientes.

¿Qué derechos tiene el interesado?

Puede enviarnos un escrito a ATISA en Edificio Atisa C/ Trópico 6. Polígono Industrial las Monjas 28850, Torrejón de Ardoz, (Madrid) o a través de la dirección de correo electrónico: gestionlopd@atisa.es En cualquier momento y de manera gratuita, los siguientes derechos:

  • Revocar los consentimientos otorgados.
  • Obtener confirmación acerca de si en ATISA se están tratando datos personales que le conciernen o no.
  • Acceder a sus datos personales.
  • Rectificar los datos inexactos o incompletos.
  • Solicitar la supresión de sus datos cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos.
  • Obtener de ATISA la limitación del tratamiento de los datos cuando se cumpla alguna de las condiciones previstas en la normativa de protección de datos.
  • En determinadas circunstancias y por motivos relacionados con su situación particular al tratamiento de sus datos, los interesados podrán oponerse al tratamiento de sus datos. ATISA dejará de tratar los datos, salvo por motivos legítimos imperiosos, o el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.
  • Obtener intervención humana, a expresar su punto de vista y a impugnar las decisiones automatizadas a adoptadas por parte de ATISA, en su caso.
  • Solicitar la portabilidad de sus datos.
  • Reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos, cuando el interesado considere que ATISA ha vulnerado los derechos que le son reconocidos por la normativa aplicable en protección de datos.

Desde ATISA estamos comprometidos con el cumplimiento normativo y el respeto de los derechos de los usuarios, así como el respeto a su privacidad, por lo que si tiene alguna duda con respecto a cómo tratamos sus datos personales, no dude en ponerse en contacto con nosotros a través de las vías indicadas.

PUBLICADO POR
Marta Sustacha
Marta Sustacha
Abogado, Área Jurídica
Novedades
Contacta con nosotros

Rellena el siguiente formulario y nos pondremos en contacto contigo.

RESPONSABLE:

Identidad: GRUPO ATISA BPO, S.A.

CIF: A-80092182
Dirección: Edificio Atisa C/ Trópico 6, 28850, Torrejón de Ardoz. Madrid
Teléfono: 91 205 44 00
Correo electrónico: gestionlopd@atisa.es

FINALIDAD: Atender y gestionar sus solicitudes de información

LEGITIMACIÓN: Consentimiento expreso a través de la solicitud del usuario del presente formulario.

DESTINATARIOS:
Sus datos no serán cedidos a terceros, salvo que solicitemos previamente su consentimiento o por razones de obligación legal.

DERECHOS: Usted tiene derecho a ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, oposición, cancelación, limitación del tratamiento y a no ser objeto de decisiones automatizadas, así como a obtener información más detallada sobre el tratamiento de sus datos personales dirigiendo su solicitud a gestionlopd@atisa.es

INFORMACIÓN ADICIONAL: Se puede consultar la política de privacidad de forma más detallada aquí.