Soluciones modulares de Facturación Electrónica y Digitalización Certificada para pymes y grandes empresas
¿En qué consiste la digitalización de facturas y quiénes son los involucrados en este paso de la tecnología?
La digitalización certificada es un procedimiento de escaneo diseñado por el Departamento de Informática Tributaria de la AEAT, que permite conservar en formato electrónico las facturas recibidas en papel. Gracias a este proceso, los originales en papel se pueden eliminar, con las ventajas y ahorros que esto supone para cualquier organización, manteniendo, además, el documento resultante mantiene plena validez legal.
La digitalización certificada es un proceso que puede ser realizado tanto por el propio destinatario de las facturas como por un tercero contratado por este para la prestación del servicio.
Para realizar este tipo de escaneo, es imprescindible utilizar una solución que haya sido homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria o las Diputaciones Forales si la conservación se efectúa en el País Vasco o Navarra.
¿Qué necesitan las empresas para implementar este avance tecnológico como es la digitalización electrónica?
Lo único que necesita una empresa que quiera implementar la conservación digital de sus facturas de papel es que dicho proceso se lleve a cabo utilizando una solución homologada por el Dpto. de Informática Tributaria.
Este tipo de soluciones se apoyan en procesos de firma electrónica para garantizar en todo momento la autenticidad del origen y la integridad de su contenido (que la imagen se corresponde con el original de papel y no ha sido modificada ni alterada).
¿Se debe cumplir algún requisito para efectuar la digitalización certificada?
La Orden EHA 962/2007 describe los requisitos y la Resolución de 24 de octubre de 2007 define el procedimiento de homologación de soluciones de software para la digitalización y la conservación digital certificada, así como el proceso que hay que seguir en la transformación de ficheros en papel a soporte electrónico.
Cualquier empresa puede hacerlo, pero, además, aquellas que conserven las facturas fuera del territorio nacional están obligadas a que la conservación se lleve a cabo de forma electrónica, utilizando soluciones de digitalización certificadas.
Pueden ser sometidas a este proceso tanto facturas corrientes como facturas antiguas ya archivadas.
El proceso de escaneo debe garantizar la autenticidad del origen y la integridad de su contenido, realizándose la transformación a formato digital sin intervención humana, de forma ininterrumpida y mediante procesos de firma en memoria que garanticen que el fichero se escribe en el disco y en ningún momento antes de completar el proceso está accesible, ya que estaría expuesto a alteraciones.
¿Se requiere alguna preparación a nivel legal?
No, ya que el proceso de digitalización de las soluciones de ZeroComa controla rigurosamente que se lleven a cabo todas las tareas que garantizan la integridad, la autenticidad y la legibilidad del resultado de la digitalización certificada de facturas.
¿Qué hay que tener en cuenta para poder llevar a cabo la digitalización de facturas recibidas en las empresas?
Partiendo de la base de que hay que utilizar siempre una solución homologada, a continuación, hay que ver de las opciones de trabajo que ofrece la solución elegida, cuáles son las más adecuadas para conseguir un perfecto ajuste a los procedimientos de cada organización, ya que hay empresas que manejan cientos de miles de facturas y otras que reciben muchas menos; empresas que pueden centralizar el trabajo de escaneo y otras que lo tienen que hacer de forma distribuida. En definitiva, hay que valorar las opciones de trabajo que mejor se ajustan a cada situación, ya que hay infinidad de soluciones si se selecciona la herramienta adecuada.
¿Cuáles son los ahorros y beneficios de la digitalización?
Los ahorros y ventajas obtenidos son enormes. A continuación, pasamos a relacionar algunos de los más importantes:
- Ahorro directo en tiempo por pérdida o extravío de documentos, que es algo que ya nunca sucederá.
- Ahorro de tiempo cada día en la búsqueda y localización de documentos para consultar, enviar, etc.
- Ahorro de tiempo y minimización de errores en los procesos de registro contable de facturas.
- Estandarización de los procesos de gestión de las facturas de proveedores, independientemente de cómo se reciban, ya que gracias a este sistema se puede conseguir un archivo uniforme y 100 % electrónico de facturas.
- Accesibilidad a la documentación desde cualquier sitio.
- Facilidad para compartir la documentación en la organización.
- Ahorro directo en costes de archivo físico de las facturas de papel.
¿En qué consiste la solución propuesta por ZEROCOMA?
La propuesta de ZeroComa se puede resumir en ofrecer al cliente la solución para la eliminación del archivo físico de las facturas, otorgando a cambio un archivo electrónico con plena validez legal que es, además, mucho más eficiente y funcional, con una propuesta siempre adecuada en precio y funcionalidad a las necesidades específicas de cada empresa. ZeroComa dispone de la más amplia oferta de soluciones de digitalización certificada, por lo que es posible ofrecer la mejor solución para cada caso.
¿Qué ofrece ZeroComa a las empresas de manera diferenciadora?
ZeroComa ofrece a sus clientes de Digitalización Certificada un completísimo abanico de soluciones, la experiencia que nos proporciona tener más de diez años de experiencia siendo líder en el sector, y por último un asesoramiento legal especializado y altamente cualificado.
¿Algunos números que acompañen esta propuesta?
El escenario de la digitalización certificada efectuada con soluciones de ZeroComa, es el siguiente:
- Más de 50.000.000 de documentos digitalizados anualmente.
- Más de 10.000.000 de facturas contabilizadas automáticamente cada año.
- Miles de clientes de nuestras soluciones.
- Más de 10 años en el mercado.
- Más de 10 soluciones propias y de terceros homologadas por el Departamento de Informática Tributaria.
