Un plan estratégico de comunicación interna ha de ser personal y estar adaptado a cada organización. Sin embargo, existe toda una serie de pautas, o de claves, que son una guía a la hora de preparar el plan.
Pautas para crear un Plan Estratégico de Comunicación Interna
1. Documentación
Antes de definir los objetivos, el equipo ha de consultar los documentos internos de la empresa. Ha de revisar el informe de evaluación de desempeño, los resultados del estudio de clima interno, las normas que rigen la identidad visual de la corporación y el plan estratégico de la empresa.
2. Reflexión sobre la situación presente
En este punto, es interesante hacerse toda una serie de preguntas relacionadas con la actual gestión de la comunicación interna. Hay que analizar el estado de las comunicaciones internas, de qué áreas se está informando, cuáles son los resultados económicos, si se evalúan los logros de los colaboradores, los proyectos que hay en marcha, cómo es la política comercial, entre otros.
También es interesante reflexionar sobre el propio clima interno, si hay tensiones, si el ambiente es relajado, participativo o colaborador. En la misma línea se analiza la cultura de la organización para indagar sobre los cambios que son necesarios, si existe o no una cultura de servicio y de cooperación, si se fomenta o no el trabajo colaborativo y en red, entre otras cuestiones.
Por otra parte, cabe analizar el comportamiento de la alta dirección, su implicación, su voluntad para colaborar o no, cómo es la comunicación interpersonal, si existe o no un proyecto compartido en el que todos los miembros conocen la visión y la misión de la empresa en la que trabajan.
Los líderes precisan de un estudio detallado sobre su comportamiento, su inteligencia emocional, su implicación, formación, capacidades y habilidades.
3. Formular los objetivos
Una vez se ha conseguido la radiografía interna de la compañía, llega el momento de establecer los objetivos de comunicación interna, saber qué es lo que se quiere resolver o mejorar, y cuáles son las prioridades de la organización.
Se pueden establecer objetivos generales y objetivos específicos, en función del proyecto compartido y del trabajo colaborativo.
4. Prioridades de comunicación interna
Independientemente de los objetivos que se plantee cada compañía, las prioridades de comunicación interna son comunes para todas las empresas.
- Dar a conocer los valores corporativos y el proyecto de empresa.
- Conseguir que toda la organización se comprometa con la marca.
- Gestionar el talento a través de la formación y la adquisición de nuevos conocimientos.
- Incentivar la gestión del conocimiento, a través de opiniones, críticas y sugerencias.
- Promover las iniciativas y las nuevas ideas, es decir, fomentar la participación para crear un proyecto común y compartido.
- Estimular el reconocimiento y bonificar las aportaciones.
- Mejorar los sistemas de toma de decisiones en las diferentes unidades.
- Optimizar la coordinación de los equipos humanos de trabajo y evitar que los grupos, o la empresa, se fragmenten.
- Optimizar la calidad de los productos o servicios que comercializa la organización.
- Cohesionar y mejorar el sentido de pertenencia.
- Mejorar el clima laboral.
5. La estrategia
Con el diagnóstico y los objetivos encima de la mesa, es el momento de diseñar la estrategia que permita conseguir los fines planteados. Para ello hay que desglosar las acciones y actividades a realizar, los recursos disponibles, establecer la frecuencia y los ejecutores del plan.
6. La comunicación
Es importante identificar los líderes, los emisores y las receptores internos. También hay que definir los mensajes, las temáticas y los canales de comunicación.
7. El seguimiento
Una vez ejecutado el plan de comunicación interna, es muy importante realizar un seguimiento que permita detectar posibles brechas. Como siempre, el espíritu de mejora continua ha de estar presente en todas las acciones que se realicen en una corporación.
Para saber si el plan está funcionando, es muy importante conocer las opiniones de la gente y realizar encuestas o autoevaluaciones que conduzcan a nuevos diagnósticos y valoraciones sobre los resultados obtenidos.
La reputación interna
En su definición de reputación interna, el experto Justo Villafañe señala que es el reconocimiento que hacen los empleados del comportamiento corporativo de la organización con sus stakeholders, o públicos. La reputación interna es proporcional al grado de convergencia que existe entre la cultura empresarial y el proyecto empresarial. De ahí la importancia de implicar a los trabajadores en el plan de la organización.
Hoy en día, la calidad laboral es un factor importante y determinante, pero no es el único que hay que contemplar. Existen otros valores que favorecen la empatía de los trabajadores con la empresa. Valores sobre los que es importante actuar.
Cabe señalar que el hecho de que un empleado se sienta satisfecho con su trabajo no significa que esté alineado con el proyecto empresarial, que esté implicado con el mismo. Evidentemente, la satisfacción particular contribuye a la consecución de un buen clima interno y una buena paz social, pero es importante dar un paso más allá.
En un momento como el actual, las empresas han de crear políticas eficaces que capten y conserven el talento. La reputación es un factor determinante para conseguirlo.
