El sistema de nómina es una de las herramientas más importantes que tiene una empresa en su área de recursos humanos. No disponer de un software al respecto es un atraso en cuanto a gestión empresarial se refiere. No obstante, elegir un sistema para realizar nóminas o un proveedor de nóminas con un software adecuado no es algo sencillo, por lo tanto, te animamos a continuar leyendo para que puedas tener una información más amplia sobre este tema.
Factores a considerar al elegir un sistema de nómina
Elegir un sistema de nóminas no es sencillo, ya que todo dependerá del tamaño de la empresa, el número de personas trabajadoras y la cantidad de movimientos que tengan en la situación de los mismos (cambio de contrato, categoría, jornada…), así como también de la actividad económica que desarrolle o de los convenios que se apliquen.
Los programas de gestión de nóminas deben contar con funcionalidades básicas, tales como mantenimiento de la normativa legal, organización de tareas, facilidad de parametrización, automatización de procesos, capacidad de generar reportes, firma digital, así como portal del empleado y app móvil, entre otros.
El programa de gestión de nómina deberá adecuarse a las necesidades de cada empresa y para ello es fundamental contar con un proveedor adecuado que ayude a buscar la mejor solución a la situación de tu compañía.
Ventajas y desventajas de los tipos de sistemas de nómina
Todos los programas de nóminas para recursos humanos presentan una serie de pros y contras. Entre los factores más ventajosos podemos destacar:
- Optimización de procesos y automatización de procesos masivos. Los programas de nóminas automatizan los procesos, es decir, muchos de los procesos para la elaboración y el pago de las mismas se hace automáticamente. Esto hará que se minimice el tiempo en aquellas empresas con mayor volumen de datos o movimientos.
- Reducción de errores. Un software es muy preciso, y cuenta con herramientas avanzadas de chequeo, por lo tanto, los errores serán mínimos en el proceso. Tener un software muy preciso que cuente con herramientas avanzadas de chequeo, supondrá reducir al máximo los errores en el proceso.
- Control y seguimiento. Con una herramienta de reportes que permita generar tus propios informes y explotar la información de una forma rápida e independiente. Gestionar el proceso de confección de nómina con un programa te va a permitir disponer de toda la información en una misma base de datos para hacer un control y seguimiento.
- Facilidad de parametrización. Esto ayuda a tener cambios estructurales en la empresa de forma rápida y segura.
- Aportar herramientas para los trabajadores que descentralice mucha carga de trabajo, a su vez aportándoles toda la información de una manera rápida y ágil, como por ejemplo Portal del Empleado o APP móvil.
Por otro lado, ¿qué retos supone la implantación de un sistema de nómina?
- Gestión del cambio. Implantar un programa de este tipo implica preparar a los empleados.
- Inconsistencias en la información. A la hora de elegir un proveedor, el programa de nómina debe ser fiable y es muy importante en cualquier implantación que el dato aportado sea de calidad.
Seguridad y privacidad
La seguridad y la privacidad en un software de nómina electrónica son factores clave. Estos programas son muy vulnerables a ataques cibernéticos (malware, virus, violación de datos, etc.), ya que contienen datos muy sensibles de los trabajadores, tales como la cuenta bancaria, la dirección del empleado o su nombre y apellidos.
Por ello, es crucial proteger el sistema contra estos ataques. Tienes que contar con un proveedor con políticas de seguridad de la información que garanticen la protección de datos de trabajadores y clientes.
Mantén los parches del software correctamente actualizados y, además, asegúrate de que estás usando los más recientes, es algo fundamental en tu proveedor de nómina. También te recomendamos utilizar conexiones seguras para evitar las filtraciones de datos. Por otro lado, también puedes crear políticas empresariales de ciberseguridad para prevenir y minimizar los posibles ataques.
Escalabilidad
Es muy importante la eficiencia y escalabilidad de un programa de nóminas se tienen en cuenta varios factores.
Por otra parte, es fundamental que el sistema de nóminas sea escalable y pueda adaptarse a los cambios que la organización experimente a lo largo del tiempo. Que cualquier cambio en el convenio actual o generación de nuevos convenios o integración con otras empresas se realice de una manera sencilla y sin verse afectado el resultado final.
Conclusiones
La contratación o adquisición de un proveedor con un sistema de nómina adecuado puede colocar a tu empresa en la vanguardia en cuanto a la automatización de procesos y digitalización del departamento de recursos humanos, aportando al trabajador herramientas novedosas que les aporten valor. Es importante tener en cuenta que invertir en un sistema de calidad puede traducirse en beneficios significativos para la empresa a largo plazo. Si necesitas orientación sobre ese tema, en Atisa podemos ayudarte.
