Todas las organizaciones necesitan mecanismos que mejoren las relaciones entre sus miembros. La dinámica del trabajo diario hace difícil para sus miembros comunicarse adecuadamente y mantener una coordinación de todas las tareas que desarrollan. Por ello, las empresas desarrollan herramientas de gran utilidad para facilitar la comunicación interna en las organizaciones. Una de estas herramientas, que cada día la usan más empresas, es el portal del empleado, te vamos a contra cuales son las ventajas del portal del empleado.
El portal del empleado es un entorno digital donde pueden acceder todos los trabajadores de una organización y consultar información de interés común para toda la empresa. La información disponible habitualmente en el portal del empleado puede ser de dos tipos:
- Información corporativa que afecta a toda la organización y que permite un conocimiento sobre lo que ocurre en todos los departamento.
- Información personal donde el trabajador puede consultar documentación que solo le interesa a él, como pueden ser nóminas, contratos, vacaciones, etc.
Ventajas de un portal del empleado
Contar con un portal de los trabajadores es muy importante dentro de cualquier organización, con independencia de tu tamaño. Por un lado, facilitará un punto de referencia para los trabajadores y una vía de comunicación de la empresa con ellos. Por otro lado, permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo en comunicaciones.
Las principales ventajas que presenta un portal del empleado para una organización son las siguientes:
Comunicación interna
La principal ventaja de esta herramienta es la mejora de la comunicación interna en la empresa. Precisamente porque el portal en sí mismo es una herramienta de comunicación. Esta comunicación, además, puede ser bidireccional. El trabajador puede recibir noticias y notificaciones de la empresa pero también puede enviar mensajes y realizar consultas directamente con los miembros de la empresa o la dirección.
Apoyo a recursos humanos
Se trata de una plataforma que sirve para dar apoyo al área de recursos humanos de las empresas ya que es un entorno donde el usuario podrá tener acceso a documentación diversa. En un portal del empleado es posible consultar y descargar la nómina, tener acceso a documentación personal como el contrato de trabajo o documentación administrativa. Esta ventaja supone importantes ahorros económicos y de tiempo para los responsables de recursos humanos. Las comunicaciones con los empleados pueden canalizarse mediante esta herramienta.
Formación
El plan de formación de la empresa puede comunicarse a través del portal donde los trabajadores podrán manifestar sus preferencias y necesidades formativas. De esta forma, es fácil saber qué cursos ofrecer a los trabajadores de la empresa. Es un entorno donde además es posible incorporar la formación elearning y que los trabajadores accedan a sus cursos directamente en el portal reduciendo los costes asociados a formación y facilitando su desarrollo.
Gestión
En el área de gestión de aspectos como las ausencias o la solicitud de vacaciones, también ofrece una gran ventaja. En un portal del empleado es posible que los trabajadores pueden comunicarse directamente con sus superiores para solicitar vacaciones, ausencias o permisos. De esta forma, estas solicitudes quedan centralizadas y no es necesario que se intercambien emails que pueden perderse.
Control de presencia
Una funcionalidad muy importante de un portal del empleado es la posibilidad de controlar el horario y los datos de acceso de los trabajadores. De esta forma, en la web se ofrece un entorno de registro horario de fácil acceso y consulta tanto para trabajador como para responsables.
Sin lugar a dudas, esta herramienta empresarial es de gran utilidad para las organizaciones y ofrece una potente capacidad para mejorar la comunicación interna en la empresa. Por ello, es un recurso que todas las empresas deben incorporar en su día a día ya sea de elaboración propia o de un proveedor externo.
