El portal del empleado es un punto de encuentro entre la empresa y el trabajador. Es una herramienta que permite gestionar tareas, información y procesos relacionados con el área de recursos humanos de una manera personalizada y descentralizada, hay que tener en cuanta una serie de aspectos para desarrollar un portal del empleado
La creación de un portal del empleado es una decisión práctica para. las empresas y, por supuesto, para los trabajadores. Mejora las gestiones relacionadas con el área de personal, brinda interactividad, agiliza los procesos, ahorra costes, beneficia la comunicación interna de la organización, refuerza la compromiso y los valores corporativos de la organización.
Estructura y diseño del portal del empleado
Para que un portal del empleado sea funcional ha de incluir toda una serie de prestaciones y cumplir con conjunto de requisitos. Hay muchos modelos diferentes, pero los más prácticos comparten puntos en común. Se trata de un sitio que no está diseñado desde el punto de vista administrativo, sino desde el de recursos humanos.
El portal del empleado es más que una herramienta en la que los trabajadores se descargan sus nóminas a final de mes. Las plataformas más funcionales incorporan toda una serie de servicios que completan las necesidades de las áreas de recursos humanos y mejoran las de marketing.
Accesibilidad
El desarrollo tecnológico ha permitido crear fórmulas que mejoran la accesibilidad. Un portal del empleado ha de ser accesible, los trabajadores han de acceder a él desde cualquier dispositivo. Si solo se permite el acceso desde la oficina o centro de trabajo no cumplirá bien su función. De hecho, es mejor que durante la jornada laboral los trabajadores se centren en sus tareas o responsabilidades, y que puedan realizar sus gestiones personales en el portal corporativo en horario no laboral.
Usabilidad
La usabilidad es otro de los requisitos que mejorarán las prestaciones del portal del empleado. El diseño ha de ser intuitivo y fácil, ha de agilizar los trámites de una manera sencilla. Si para utilizarlo los trabajadores han de leerse un manual o hacer preguntas constantemente, el sitio más que una ayuda acabará siendo un problema.
Versión móvil o aplicación
Muchas empresas ya disponen de una aplicación para móviles o tabletas del portal del empleado. Si el teléfono es casi una extensión del ser humano, lo más práctico es que la web disponga de una versión móvil o de una app que se pueda descargar. Así, los trabajadores podrán acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar para realizar las gestiones que necesiten hacer.
Descarga de documentos
Aunque parezca obvio, hay algunos portales que solo permiten la consulta y no la descarga de la documentación. Una buena plataforma para el trabajador ha de facilitar, precisamente, la descarga de documentos para que los empleados no soliciten constantemente el envío por correo electrónico de la nómina, del certificado de retenciones o del modelo 145, para poder imprimirlos.
Corporativo
El portal del empleado es un servicio que brinda la empresa. Es imprescindible que la compañía publique sus elementos corporativos o su imagen visual en el sitio web. De esta manera, se refuerzan los valores y la comunicación interna. Además, también pueden ofrecer a los empleados la posibilidad de que lo personalicen, incluyan una foto suya o escojan el idioma.
Calendario de vacaciones
La plataforma ha de ser práctica para la empresa y para el trabajador. La web ha de aportar información de interés y permitir realizar gestiones. Una de las comodidades que ha de ofrecer es la solicitud de las vacaciones, que el trabajador conozca cuántos días le quedan pendientes durante el año y disponga de un calendario para poder solicitarlas. De esta manera, cada responsable de equipo también podrá visualizar y validar las vacaciones solicitadas por sus colaboradores.
Solicitud de ausencias
También es práctico para la empresa y para el trabajador que el portal permita solicitar una ausencia directamente desde el sitio web. Es mejor utilizar la plataforma que llamar por teléfono, dejar mensajes al responsable de recursos humanos o a su propio jefe. Desde el propio portal podrá pedir el permiso y adjuntar la documentación que lo justifique. Además, se puede habilitar un servicio de avisos para los responsables de otros departamentos o para los jefes de equipo. Se mejora así la comunicación interdepartamental e interna de la propia organización.
Datos personales
Es muy funcional que se puedan realizar los cambios de datos personales desde el propio portal y que la información se traslade a las áreas afectadas. Por ejemplo, si cambia de domicilio, de estado civil, de cuenta bancaria, tiene hijos, o cualquier otra circunstancia que pueda afectar a su relación laboral o a su nómina, es mejor que el empleado lo pueda gestionar por sí mismo desde la plataforma corporativa.
Seguridad
La empresa ha de ser consciente de que en el portal del empleado se almacenan datos personales y confidenciales de la empresa y de su equipo humano. Así, la compañía proveedora ha de velar por la seguridad de la información, de la documentación y de la protección de datos. No está de más disponer de un seguro de responsabilidad civil para protegerse de un ciberataque. También es interesante incluir un sistema de recovery system que permita recuperar datos.
Actualización constante
Las actualizaciones del programa conseguirán que se ajuste a las versiones más actuales y que el portal no se quede obsoleto en poco tiempo. Es importante que la empresa disponga de un equipo propio o externalizado dedicado a la actualización del portal del empleado y su mejora continua. Conseguirá recibir un feedback por parte de los empleados que le resultará útil para evaluar el funcionamiento y las prestaciones del sistema, además, la empresa podrá innovar incorporando nuevas funcionalidades.
Crear comunidad
Como herramienta de comunicación interna, el portal del empleado brinda la posibilidad de crear comunidad en el seno de la organización empresarial.
Compensación de gastos
La creación de un sistema automático que permita realizar la compensación de gastos es muy práctica para distintos departamentos, sobre todo en los que se destinan partidas para dietas o viajes. El trabajador puede realizar la solicitud a través del portal y después percibir el dinero por esos gastos en su próxima nómina.
