Los beneficios del portal del empleado para las empresas son numerosos. Es una excelente herramienta de comunicación interna que contribuye a alinear la cultura corporativa con los valores empresariales, indispensable cuando se desea conseguir una buena reputación interna.
Beneficios del Portal del Empleado
1. Facilita la comunicación
El portal del empleado puede convertirse en un canal de comunicación entre los trabajadores y sus superiores, o bien entre el grupo de colaboradores. Es el escenario adecuado para ello, a través de la aplicación móvil se facilita la comunicación.
Hoy en día existe la costumbre de resolver las interacciones a través del WhatsApp. Sin embargo, a no ser que el móvil sea de empresa, la aplicación de mensajería forma parte de la esfera privada del trabajador. No es aconsejable mandar mensajes o recibirlos en momentos que pueden ser inoportunos. En cambio, si la aplicación integra un sistema de mensajería, se puede facilitar esa comunicación y los usuarios tendrán la opción de decidir sobre su uso, sin que sientan que se invade su espacio personal.
Además de ser un canal directo de comunicación, es perfecto para gestionar trámites a título individual, como los permisos o las vacaciones, y agilizar las gestiones, ya que el superior puede autorizar o darse por informado a través de la información que reciba desde el portal del empleado.
2. Herramienta de comunicación interna y transparencia
Entre los beneficios del portal del empleado se encuentra el hecho de facilitar la interactividad y la creación de comunidad. El portal del empleado es muy práctico como herramienta de comunicación interna. Es un instrumento al servicio de la comunicación en varios sentidos, por una parte porque facilita la gestión y la tramitación de documentación entre los empleados y las diferentes áreas de la empresa, sobre todo la relacionada con recursos humanos y administración.
Además, el portal del empleado es un excelente canal para reforzar los valores corporativos y difundir las noticias de la empresa, tanto las de ámbito interno como las de ámbito externo.
Se pueden crear newsletters o servicios de noticias relacionadas con la compañía. Al igual que la empresa dispone de un servicio de relaciones informativas con los medios y continuamente lanza campañas de publicidad, puede aprovechar el portal del empleado para publicar noticias de diferente índole e informar así a sus trabajadores.
Por una parte, la organización comunicará informaciones internas que afecten a los empleados, y por otra podrá publicar noticias corporativas de interés, como la fecha de la próxima feria, la firma de un contrato importante, el lanzamiento de un nuevo producto, la recepción de un premio o reconocimiento.
De esta manera, el área de comunicación y de marketing también es responsable directa de la gestión del portal del empleado. Es importante diseñar una estrategia de comunicación interna que permita conseguir los objetivos de mejora de la implicación, sentimiento de pertenencia y compromiso con la organización. Es decir, como dice el experto Justo Villafañe, conseguir alinear la cultura de empresa con los valores empresariales para mejorar la reputación empresarial.
¿Por qué es necesario este sistema para fomentar la comunicación?
El hecho de informar a los empleados de una manera tan directa fomenta su sentido de pertenencia y mejora la calidad de su propio trabajo. No hay que perder de vista que el trabajador es el primer punto de contacto con el cliente, es altavoz de la empresa. Además de ser uno de los principales stakeholders de la corporación, también es un canalizador de los valores corporativos y media entre la compañía y sus diferentes públicos.
Si un empleado puede acceder a la información de un determinado producto a través de este portal, también conseguirá informarse y formarse para poder brindar una mejor atención al cliente. También es aconsejable publicar cursos, seminarios, proyectos, consejos, informes que sean de interés para la fuerza humana de la empresa.
El portal del empleado es muy práctico para estructurar la comunicación y facilitar la transparencia, lo que evita conflictos, rumores y malentendidos. Las comunicaciones se pueden notificar en el momento, con el formato adecuado y utilizar un sistema de registro para cada consulta.
De hecho, la empresa puede lanzar comunicados de recomendada lectura a través de este sitio y que el trabajador lo marque como leído o recibido, lo que permitirá garantizar y maximizar la difusión.
Así las cosas, las áreas de recursos humanos, marketing, logística, dirección o administración pueden aprovechar las ventajas del portal del empleado para optimizar sus objetivos y mejorar sus comunicaciones con el equipo de la empresa.
Hay algunos sitios que fomentan la interacción a través de las reacciones y comentarios de los propios trabajadores. Las diferentes áreas relacionadas pueden utilizar el portal como canal de escucha activa.
3. Cultura de empresa
La cultura empresarial identifica la forma de ser de una empresa. La integran los intangibles de la compañía y es el alma de la corporación. El portal del empleado favorece la creación de la cultura de empresa. El propósito, la misión, la visión, los valores o la promesa de marca forman parte de la comunicación que se traslada a través de la web destinada a los trabajadores.
Las organizaciones trasladan, a través de sus misiones, las creencias y valores sólidos sobre los que se asientan sus políticas y sus acciones. Es muy importante que la comunidad de trabajadores los interioricen y asuman como propios, puesto todos contribuyen a crear la cultura empresarial y a trasladar los valores más allá de sus propias fronteras.
Cuando un trabajador se siente orgulloso de la empresa en la que trabaja habla bien de la corporación, comparte noticias que son de interés y aprovecha cada oportunidad que tiene para mostrar su sentimiento de pertenencia. Está satisfecho con lo que hace y muestra su interés por crecer y seguir formando parte de la compañía. Conseguir esa actitud es la máxima de cualquier plan de comunicación interna, y el portal del empleado se presenta como una oportunidad para alcanzarla.
Retener el talento y crear un buen ambiente laboral
Si una empresa desea estar a la altura de los desafíos del actual entorno global, ha de trabajar la cultura de empresa. Necesita captar y retener el talento y la creatividad para ser competitiva, crecer y expandirse. En un momento en el que las máquinas sustituyen la fuerza humana, el capital humano se presenta como el valor más importante para una organización.
Al hilo de ello, los líderes de las empresas, los equipos de comunicación y de recursos humanos luchan cada día por conseguir equipos cohesionados en los que reine un buen clima laboral. La posibilidad de situar al empleado en el centro de las operaciones favorece la creación de buenos ambientes de trabajo. Para las empresas de hoy, no solo es importante focalizar la atención en el cliente, sino que también han de hacerlo en las personas que con su trabajo, dedicación y esfuerzo, han situado la empresa donde está.
4. Más allá de la retribución
Las empresas se afanan por crear mecanismos de motivación e implicación. Hoy en día, más allá de la retribución de la nómina, los empleados buscan en su trabajo una fuente de inspiración, un lugar en el que sentirse bien y en el que crecer a nivel profesional.
Cabe señalar que las personas pasan, al menos, un tercio de su tiempo trabajando. Para las organizaciones es importante brindar herramientas que favorezcan el bienestar de sus empleados, les motiven, hagan partícipes y estimulen.
Por eso, el portal del empleado brinda una ayuda excepcional para la organización y para optimizar las políticas de personal que realiza. Es una mejora tangible que favorece los valores intangibles de la empresa y los refuerza.
Las empresas disfrutan ya de los beneficios del portal del empleado
Cada vez son más las empresas que crean un portal del empleado. El dinamismo de estos sitios agiliza las gestiones y optimiza el funcionamiento interno de la corporación. Es importante que estas plataformas cumplan con una serie de requisitos mínimos para que sean funcionales y prácticas. No se trata de sitios informativos que calquen las páginas web, sino de espacios en los que cada trabajador pueda realizar gestiones y trámites relacionados con la empresa.
Es aconsejable que cuando una compañía se plantee la creación de un portal del empleado se asegure de su diseño y usabilidad, de las prestaciones que ofrece, de la creación de espacios para difundir noticias y de la posibilidad de descargar documentos. Tampoco se puede olvidar de los sistemas de seguridad, las actualizaciones constantes y la accesibilidad.
Si el portal del empleado cumple con todos estos requisitos conseguirá constituirse en un sitio funcional y práctico. Una plataforma que beneficiará la comunicación interna, consolidará la cultura empresarial y agilizará todas las gestiones.
Los beneficios del portal del empleado tanto para las empresas como para los trabajadores son muchos. Sintonizan muy bien con las actuales políticas de transparencia y la tendencia en recursos humanos de fortalecer y motivar el capital humano de las organizaciones. Los empleados forman uno de los stakeholders más importantes de cualquier compañía, la inversión en su bienestar y calidad repercute directamente en la rentabilidad y la productividad de la empresa. Al final, de lo que se trata es de crear sistemas win win en el que las partes o agentes implicados ganen con cada mejora.
