Aspectos claves para implantar el teletrabajo con éxito

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Medidas extraordinarias de apoyo a la solvencia empresarial frente al COVID-19

El pasado martes 28 de julio se publicó un artículo de Jorge Molinero, nuestro Director General de Grupo Atisa, en el medio jurídico LawyerPress.

¿Cuántas empresas españolas pensaban en el teletrabajo cómo algo cierto e inminente, hace escasos meses?

La realidad es que salvo las multinacionales, alguna startup y sin duda, algún buen ejemplo, pocas eran las empresas que se lo tomaban como una realidad inminente.

Pero una vez más la realidad supera la ficción, y en está ocasión en forma de Covid-19. De repente el Gobierno de España, y ante el avance de la pandemia en nuestro país, decide decretar el Estado de Alarma, promulgando el confinamiento obligatorio para todos los ciudadanos. Este Estado de Alarma, llega a provocar el confinamiento obligatorio para todos los trabajadores no esenciales por 8 días, a cargo de vacaciones y/o horas extras futuras, y además hace una “recomendación” a las empresas que puedan teletrabajar para que lo hagan. Y esto en un plazo de un escaso fin de semana. Bien es cierto, que el virus poco tiempo más nos concedió.

De repente, en escasas 48-72 horas, todas las empresas que podían teletrabajar tenían la “recomendación” sino obligación de hacerlo. El teletrabajo, de ser una figura que iba ganando espacio poco a poco, necesario para captar y retener talento, herramienta de conciliación familiar, o de mejora del clima, incluso de mejora de la rentabilidad, paso a ser única e imprescindible forma de trabajo, para aquellas empresas, o funciones específicas de las empresas, que lo podían hacer.

Desde que se publicó el R.D. del Estado de Alarma, el teletrabajo ha crecido en España en más de un 34%. Pero además no un teletrabajo como estaba pensado incluso en las grandes corporaciones, en el que normalmente, consistía en que el trabajador puede elegir uno o dos días a la semana en los que trabaja desde su domicilio. El teletrabajo que ha crecido en los últimos meses en España es que toda la jornada se hace desde la casa del trabajador, como consecuencia del confinamiento. Esto complica aún más la figura del teletrabajo.

Pero independientemente que se haya tenido que adoptar esta figura laboral de manera inminente y casi sin tiempo para la reacción, no como medida de conciliación, sino como medida para poder seguir manteniendo la actividad, las empresas deberían tener en cuenta tres aspectos importantes para el correcto funcionamiento del teletrabajo; el humano, el técnico y el legal.

Aspecto humano

Analicemos uno por uno. En cuanto al primer aspecto, el humano, cabe decir que las empresas no dejan de ser organizaciones compuestas por seres humanos que se coordinan para alcanzar unos objetivos. Para que sea coordinación sea factible, existen una serie de normas por las que las personas nos regimos a la hora de relacionarnos entre nosotros. Estas normas, unas escritas y otras no, siempre han estado desarrolladas y planteadas, en su mayoría, para una relación personal directa y presencial. En este momento eso ya no existe, o por lo menos han cambiado en gran medida los pesos de la forma de relacionarlos, ahora hay relación tanto o más digital que presencial.

El teletrabajo nos ha traído una nueva forma de relacionarnos con nuestros compañeros muy distinta, bien a través de la pantalla del ordenador o bien a través del teléfono, en dónde es mucho más difícil mantener una relación humana de cercanía. Ahora es más mucho más difícil generar vínculos con los compañeros o con la empresa como organización más allá del puro acuerdo contractual entre las partes. Es por ello por lo que las empresas que adopten la figura del trabajo, y más en estos tiempos de pandemia en los que en muchos casos el teletrabajo es la forma de trabajar toda la jornada, deben modificar sus políticas de recursos humanos hacía unas políticas que propicien el espacio de encuentro entre compañeros, de transmisión de valores o de generación de confianza.

Probablemente, en este sentido, el ejemplo más exagerado de falta de generación de vínculos entre compañeros, e incluso falta de vínculos con la organización, con sus valores, con la forma de hacer las cosas, es en los casos de nuevas incorporaciones a las organizaciones. Los planes de bienvenida deben ser radicalmente distintos.

Continuando con este ejemplo, hay que ponerse en el lugar de la persona que incorporamos. De momento el primer día de trabajo, no va a ningún sitio, no se presenta formalmente a nadie, simplemente se levanta de la cama y se sienta en la habitación de al lado a trabajar sin haber visto a nadie, y siempre y cuando los procedimientos de entrega de material hayan funcionado bien y tenga todo lo necesario para poder trabajar. En este sentido, es fundamental, que los planes de bienvenida logren el compromiso de todo el equipo para arropar al nuevo miembro, dedicándole más tiempo incluso del que le dedicarían de haberlo recibido en la oficina. Pero debe ser la empresa quien proporcione espacios de encuentro, destinando tiempo a que las personas puedan conocerse, a espacios como el “tele café”, a tiempo de reuniones colectivas de trabajo, en las que el objetivo principal sea la transmisión de valores y cultura de la empresa.

Como decía antes, la bienvenida de una nueva persona a la empresa es uno de los ejemplos más claros en los que la empresa debe modificar sus políticas y planes, pero hay muchos más. De carácter más general, como pueden ser la formación, la gestión de equipos, horarios, o más específicos, como la gestión de las reuniones. En el teletrabajo la organización debe velar porque exista una correcta gestión de las reuniones, deben ser concretas, concisas, con un objetivo claro, y sobre todo con una duración determinada prestablecida.

Aspecto técnico

El segundo aspecto al que las empresas deben prestar atención a la hora de poner en marcha el teletrabajo es el plano técnico. Este plano tiene dos vertientes, por un lado, el aspecto referente al software y por otro lado el del hardware. Este último es más sencillo, lo correcto es que la empresa facilite todas las herramientas al empleado para que pude teletrabajar, y no fuera él quién tuviera que disponer de sus propios medios como puede ser el PC o el móvil.

El caso del software es más complejo. La empresa debe dotar de herramientas de comunicación entre los miembros de los equipos y de comunicación con los clientes, teniendo en cuenta que el correo electrónico, o una simple herramienta de video reuniones, no son eficaces como herramientas de comunicación interna. Hoy en día existen multitud de herramientas de comunicación en el mercado, es por eso mismo, que antes de elegir una, hay que plantearse cuatro cuestiones: para qué vamos a implantar el teletrabajo, cómo lo vamos a hacer, qué objetivos buscamos con esta nueva forma de trabajar y qué tipo de perfiles componen la organización. Una vez tengamos claro estas cuatro cuestiones podremos seleccionar mejor la herramienta o herramientas más adecuadas para nuestra organización. En cualquier caso, sean las herramientas que sean, debemos buscar una solución que facilite y agilice una fluida comunicación.

Aspecto legal y laboral

El tercer aspecto es el legal. No se puede implantar un sistema de teletrabajo sin tener en cuenta la legislación laboral vigente, y en estos momentos, también, la futura, dado los cambios anunciados por el Gobierno con respecto al teletrabajo.
En cuanto a la legislación vigente es vital tener en cuenta varios aspectos fundamentales. Por un lado, desde hace más de un año las empresas tienen la obligación de tener un registro horario, que por supuesto no desaparece por el echo de estar teletrabajando. Además, el tiempo de teletrabajo debe ser igual a la jornada presencial, manteniendo los mismos tiempos de descanso, y además el trabajador tiene derecho a la intimidad e invulnerabilidad de su domicilio, y por supuesto, siempre teniendo en cuenta, el carácter voluntario del teletrabajo. En estos momentos se ha convertido en una herramienta de seguridad contra la pandemia, pero en situaciones normales el teletrabajo es voluntario para el trabajador, en ningún caso el empresario podrá obligar al trabajador a teletrabajar.

Otro derecho muy a tener en cuenta es el a la Desconexión Digital. Una de las ventajas del teletrabajo es que las herramientas y los sistemas están deberían estar preparados para trabajar desde cualquier lugar a cualquier hora, lo que hace que, en muchas ocasiones, el trabajador nunca desconecte de su trabajo. En este caso la empresa está obligada a facilitar y garantizar esa desconexión digital. Muchas son las herramientas que tiene la empresa para garantizarla, desde desconexión de redes automáticamente, apagado de móvil remoto, cierre del correo electrónico controlado por el horario, etc. La tecnología proporciona infinidad de mecanismos para garantizar esa desconexión digital, y la empresa debe velar por ella, no sólo por el aspecto legal, sino también porque está muy vinculada al aspecto humano, el del cuidado de las personas. Sin duda una persona sana y descansada es mucho más productiva que uno que no lo está.
Además de estos aspectos legales básicos, hay que tener la vista puesta en los cambios legislativos futuros que el Gobierno ha anunciado que va a realizar. De momento sólo hay una propuesta que no cuenta con el apoyo de la Patronal, y que en un principio parece que aumentaría sustancialmente los costes del teletrabajo para la empresa.

 

Sin duda, no existe un modelo único de teletrabajo, hay modelos en los que se amplía el tiempo de teletrabajo como mérito por consecución de objetivos. Modelos en los que los días de la semana que se puede teletrabajar están fijados para cada persona. Otros modelos en los que hay un tiempo máximos de teletrabajo al mes, y el trabajador lo puede administrar como desee. En definitiva, hay tantos modelos de teletrabajo como empresas, pero en todos ellos conviene analizar exhaustivamente estos tres aspectos, humanos, técnico y legal.
Por supuesto este análisis hay que hacerlo previamente, análisis que en las circunstancias actuales muchas de las empresas que hoy están teletrabajando debido a la pandemia, no han podido llevar a cabo, sino más bien enviar a la gente a casa e ir organizándose como se pueda, para sacar adelante la actividad. En ese caso es muy recomendable que hagan el análisis, aunque ya tengan a las plantillas en sus domicilios y vayan poco a poco adaptando sus políticas y sistemas, con la idea de un teletrabajo indefinido, porque lo cierto y verdad es que, aunque la situación de la pandemia desaparezca, qué lo hará, el teletrabajo, no va a desaparecer, más bien al contrario, se va a quedar e irá a más.

Fuente: LawyerPress.

PUBLICADO POR
Jorge Molinero
Jorge Molinero
Director General de Grupo Atisa
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