Por qué, para qué y cómo realizar un plan de viabilidad

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Medidas extraordinarias de apoyo a la solvencia empresarial frente al COVID-19

Vivimos en una situación de cambio constante y por mucho que nos queramos aferrar a nuestra situación actual, el entorno cambiará y no nos quedará más remedio que adaptarnos al nuevo medio. En los últimos años los usos y costumbres de los consumidores han evolucionado con la llegada de las nuevas tecnologías, por la importación de culturas de otros países o hemos visto como el mundo tal y como lo conocíamos ha cambiado por completo a causa de la pandemia producida por el COVID-19.

beneficios empresa

No es posible adivinar el futuro, pero sí nos podemos anticipar a él y esta es la principal premisa de cualquier plan de viabilidad: se trata de prever los posibles escenarios futuros, ya sean halagüeños o no, estudiar la incidencia que va a tener sobre la empresa y definir las medidas, procedimientos y actuaciones más adecuados para situar la empresa donde queremos que esté. 

Estamos muy habituados a hablar de planes de viabilidad cuando una empresa se está gestando o se plantea crecer, sin embargo, no es tan usual elaborarlo en situaciones menos deseables como podría ser la de crisis, incertidumbre económica, una guerra de precios, obsolescencia de los productos o servicios o ante un posible aumento de la competencia. Es en estos casos es cuando se convierte en una herramienta imprescindible, ya que nos permite anticiparnos a aquellas situaciones no deseadas y así poder pensar con tiempo y con la mente fría en las posibles soluciones, evitando las prisas de última hora. 

Un ejercicio bastante recomendado sería hacer un plan de viabilidad para saber hacia dónde nos va a llevar la situación actual extrapolada al futuro.

Los pasos que debe cumplir todo plan de viabilidad son seis y es importante no saltarse ninguno de ellos y llevarlos a cabo en el orden presentado:

Paso 1: Plantear un escenario futuro

El comienzo de todo plan de viabilidad es la definición de un escenario futuro en el cual queremos situar a nuestra empresa o bien queremos evitar.

Los planes de viabilidad no sólo nos ayudan en situaciones deseables como cuando queremos iniciar un negocio, crecer, aumentar la cartera de productos o abrir nuevas sucursales, sino que es una excelente herramienta para poder planificar y paliar los efectos de situaciones no deseadas como podrían ser un aumento de la competencia, una guerra de precios, escasez de suministros, pérdidas de clientes o incluso una pandemia.

Paso 2: Evaluar la situación actual

pasos plan

Este es uno de los pasos más importantes a la hora de elaborar un plan de viabilidad, ya que son los pilares sobre los que se asentarán las acciones a realizar para cumplimentar nuestro plan de viabilidad.

Es importante hacer un ejercicio de conocimiento de la empresa para saber dónde está, qué capacidad tiene, cuáles son sus limitaciones, las fortalezas que posee, las amenazas exteriores o las oportunidades con las que cuenta, entre otras. 

A grandes rasgos, los cuatro pilares básicos a evaluar serán: la situación financiera, la capacidad operativa, el personal y el mercado donde opera y su situación en él:

 Situación financiera

Cualquier cambio que se produzca tendrá incidencia en la tesorería de la empresa, bien sea por la necesidad de inversión o por la generación de flujos de efectivo futuros, por tanto, hemos de conocer la capacidad con la que cuenta nuestra tesorería para afrontar nuevos cambios.

Por ejemplo, si el planteamiento es abrir una nueva sucursal, tendremos que estudiar sin disponemos de los recursos propios necesarios para acometer dicha inversión o, por el contrario, deberemos acudir a financiación ajena. En este último caso estudiaremos qué capacidad de endeudamiento actual tenemos y qué posibilidad tenemos de que nos concedan la financiación que necesitamos.

Por el contrario, si el escenario planeado fuese una posible disminución de precios de venta, con su consiguiente reducción del margen bruto, tendremos que estudiar si la tesorería pudiera soportar esta disminución de la entrada de fondos y continuar con sus operaciones o no.

Capacidad operativa

Un nuevo escenario supone cambios en la organización operativa de la compañía y por tanto tenemos que saber cuán flexible es.

Si, por ejemplo, las pretensiones fuesen duplicar las ventas, tendremos que ver si con los medios operativos actuales podemos conseguirlo o bien debemos de ampliar nuestra capacidad operativa, si nuestros proveedores tienen capacidad para servirnos en la nueva situación, si nuestros almacenes son suficientes y están preparados para ese crecimiento, si el departamento de administración tiene las herramientas suficientes para afrontar el nuevo volumen de ventas y así un largo etcétera.

Recursos humanos

El personal es de los activos más valiosos de una empresa y, en el caso de una empresa de servicios, el que más, ya que sin personal no se produce y, por tanto, no se vende. Entonces debemos tenerlo especialmente cuenta en la planificación del futuro.

Habrá que evaluar si con el personal actual podemos llegar a donde queremos o bien si es necesario ampliar la plantilla. Pero no sólo tenemos que ajustar a los trabajadores en número, sino que habrá que evaluar cuáles son los perfiles que mejor se adapten, porque si la pretensión es ofrecer una nueva línea de productos, la búsqueda de nuevas incorporaciones tiene que ser diferente a la que se venía haciendo tradicionalmente.

Los cambios en la plantilla de trabajo conllevan otras series de modificaciones, como la necesidad de ampliar el centro de trabajo o el cumplimiento de normativa relativa al personal de la que antes de estaba exento, entre otras.

Situación actual en el mercado

La tarea de verificar si para nuestra organización son posibles o no los cambios no es suficiente, también debemos comprobar que éstos tienen cabida en el mercado en el que actuamos. Por ejemplo, difícilmente podrá duplicar sus ventas una tienda de comestibles de un pueblo aislado de montaña con cincuenta habitantes, porque el mercado está totalmente copado. 

Dentro de este apartado se debe definir el mercado hacia el cual nos estamos dirigiendo o al que nos queremos dirigir, la etapa de madurez de los productos o servicios ofertados, la aceptación que tienen, qué competencia existe y cuál es la capacidad de respuesta de ésta, el rango de precios en el que nos podemos mover, o la edad media de la población (tal vez no sería buena idea abrir una tienda de artículos de bebés en una zona donde la media de edad es de 55 años).

Para garantizar el éxito o bien disminuir el riesgo significativamente es recomendable elaborar un plan de marketing lo más completo posible, donde no sólo se estudie el mercado o la aceptación de nuestros productos o servicios por parte de los clientes potenciales, sino las pautas a seguir para alcanzar los objetivos comerciales marcados ya sean de crecimiento de ventas, variación de precios, introducción de nuevos productos o servicios.

Paso 3: Definir las pautas a seguir

Una vez que sabemos dónde queremos llegar y el sitio desde el que partimos, el próximo paso es definir cómo ir.

Se trata de hacer una hoja de ruta donde se pongan de manifiesto cada hito a alcanzar y se cuantifique cada uno de ellos monetariamente. Si hay que ampliar la línea de producción se indicarán todos los pasos a seguir, como alquilar nuevas instalaciones, las obras de mejora necesarias para adecuarlas, las maquinarias que es preciso comprar, los sistemas de seguridad que haya que implantar, etc. 

El nivel de detalle en este punto es el máximo posible, si hay que comprar nuevos ordenadores, se indicará el número de equipos necesarios, los modelos y el precio unitario. Este punto finaliza cuando todos los pasos a dar estén definidos y tengamos un importe de la inversión lo más ajustado a la realidad posible.

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Paso 4: Evaluar la viabilidad

En este último punto es donde se pone en común todo lo planteado anteriormente con el objeto evaluar si es posible o no llegar al escenario planteado al comienzo.

Partiendo de la situación inicial de la compañía, se irán proyectando en su balance, cuenta de pérdidas y ganancias y estado de flujos de efectivo todos aquellos cambios que supondrán la aplicación de las acciones previstas y estudiaremos cómo afectan éstos a la empresa.

El principal objetivo de toda empresa es maximizar sus beneficios, por lo tanto, éste ha de ser el primer hito a cumplir de nuestro plan de viabilidad. Si tras las proyecciones el resultado esperado es positivo y mejora notablemente el actual, seguiremos adelante con el estudio. Si las proyecciones arrojaran pérdidas, deberíamos replantear las hipótesis iniciales incluso estudiar un cambio de escenario futuro planeado. Si aun así el resultado no es el esperado la mejor decisión será abortar la misión.

El segundo hito que debe cumplir nuestro plan es que sea viable financieramente, es decir, que nos genere entradas de flujos de tesorería en un plazo razonable de tiempo. Aquí debemos de ser muy escrupulosos, ya que, si el proyecto no es viable desde el punto de vista de financiero y aun así lo llevamos a cabo, podríamos llevar a nuestra empresa a la quiebra.

Como tercer y último hito, debemos calcular la rentabilidad del proyecto y exigir un mínimo; todo cambio supone un esfuerzo y un riesgo, por lo tanto, la recompensa ha de merecer la pena.

Responder a la pregunta de cuál sería el mínimo a exigir es harto complicada porque depende de muchos factores y la mayoría de ellos son muy subjetivos, pero, como referencia, deberíamos desechar todo aquello que esté por debajo de la rentabilidad ofrecida por productos financieros de bajo riesgo (obligaciones y bonos del Estado o depósitos a plazo fijo bancarios) y buscar rentabilidades similares o superiores a las obtenidas en la empresa por sus actividades hasta la fecha.

La rentabilidad que nos ofrecerá el modelo nos ayudará en la toma de decisiones, por ejemplo, si el plan de viabilidad realizado es para la apertura de una nueva sucursal y la rentabilidad esperada es mucho menor que la deseada la decisión de no continuar con la idea parece la solución más lógica. Sin embargo, si lo que contempla es una bajada de precios por cambios en el mercado, la utilidad del plan será la de evaluar qué acciones ha de tomar la dirección de la empresa para mantener la rentabilidad actual o incluso mejorarla.

Paso 5: Implantar el plan de viabilidad

Una vez que se ha dado el visto bueno al plan y que todos los pasos están definidos, llega el momento de llevarlo a cabo.

Ineludiblemente surgirán contratiempos y no todo saldrá según lo planeado, cuando esto ocurra hay que tener una actitud lo más proactiva posible y analizar si el error se debe a un simple contratiempo o bien es un fallo de planificación, pero sea cual sea la razón, hay que tratar de resolverlo a la mayor celeridad y estudiar si las nuevas circunstancias pueden afectar de forma significativa al planteamiento inicial.

Paso 6: Estudio y evaluación

Es casi imposible que todo salga según planeado, siempre habrá contratiempos, estimaciones que no se cumplen, comportamientos que no esperábamos y un sinfín de reverses más o menos graves que tendremos que evaluar y estudiar su incidencia en nuestro plan de viabilidad.

Incluso puede darse el caso de que, aun cumpliéndose todos los hitos marcados en el plan, el escenario al que lleguemos no se parezca en nada al que planeamos.

Por todo esto es preciso definir, desde un principio, controles periódicos tanto en la fase de implantación, como en la de desarrollo, como durante toda la vida del plan.

Una excelente herramienta para este paso es la elaboración de presupuestos, donde, primeramente, se proyecten a futuro todos aquellos aspectos que se pretenden alcanzar y, a posteriori, se compare lo que ha sucedido realmente con lo que habíamos planeado. El estudio de estas desviaciones es de vital importancia y debe hacerse de forma regular para que así se puedan corregir los errores desde el inicio, antes de que vayan a mayores.

El presupuesto ha de ser lo más completo posible y que aglutine presupuestos de venta, de costes o de tesorería, pero no debe dejar atrás ninguno de los aspectos definidos en los puntos anteriores para la consecución del plan.

Como principal conclusión podemos extraer que el desarrollo de un plan de viabilidad nos ayudará a poder planificar las acciones futuras, a conocer cómo pueden impactar distintas casuísticas en la naturaleza de nuestro negocio y en la toma de decisiones, ya que no sólo podremos tomarlas con tiempo, sino que conoceremos el impacto de las mismas en nuestra organización. 

La realización de un plan de viabilidad no es algo baladí, conlleva de un estudio profundo de la empresa y su entorno, del análisis de las distintas opciones a tomar, de la evaluación del impacto en la rentabilidad de la empresa, de la elaboración de unas proyecciones certeras, un posterior análisis de la evolución y la elaboración de unos presupuestos diseñados desde el estado actual de la Compañía y que acompañen a ésta en su nueva etapa.

Desde Grupo Atisa venimos realizando planes de viabilidad a nuestros clientes ayudándoles en todas o algunas de las fases del mismo, habiéndole posibilitado a ver la situación actual y real de su negocio y a tomar las mejores decisiones, principalmente en épocas de crisis como la que tenemos actualmente.

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