Una de las parcelas en las que con más facilidad se puede percibir el avance de la tecnología es en la automatización de procesos financieros. Especialmente relevantes en una empresa son todos aquellos procesos financieros que se llevan a cabo de forma constante y que requieren de una gran precisión y exactitud para que todo funcione bien.
La situación socioeconómica y de incertidumbre en la que nos encontramos, ha pasado factura a las empresas de muy diferentes formas y a distintos niveles. En uno de esos niveles, se encuentra el área financiera. Este departamento encargado, entre otras funciones, de elaborar presupuestos, asesorar a la dirección y, sobre todo, buscar financiación en caso de que la compañía lo requiera, ha visto cómo sus tareas y modelos operativos se han visto transformados.
Si a esto le sumamos que la tecnología avanza a pasos de gigante día tras día, se vuelve necesario implementar procesos mucho más ágiles y efectivos en los departamentos financieros, con la ayuda de sistemas inteligentes como las app móviles, datos, IA y automatización.
En el día a día de una empresa, existen diversas situaciones para las que un sistema automatizado puede agilizar la gestión financiera. Emisión y pago de facturas, gestión de tesorería, control presupuestario, compras o adquisiciones rutinarias, etc.
Transformar y modernizar tu empresa a través de la automatización de procesos financieros es ya una realidad que va cogiendo cada vez más fuerza y aporta grandes beneficios a las organizaciones. Te contamos sus beneficios y cómo impacta en la estrategia de las empresas.
¿En qué consiste la automatización de procesos financieros?
Automatizar un proceso financiero para tu empresa pasa por aplicar los avances tecnológicos con el fin de realizar tareas de este ámbito sin la necesidad de la intervención humana. Este tipo de procesos no sustituyen necesariamente a nuestra plantilla por robots o máquinas, ya que requieren cierta supervisión de manera periódica.
Sin embargo, sí que son realmente útiles para todas aquellas tareas repetitivas en las que podemos ahorrar tiempo y volverlas mucho más eficientes. Se realiza a través de la digitalización de procesos con software informático, que se debe actualizar con frecuencia.
De esta manera, podemos concentrar nuestros mayores esfuerzos en tareas más complejas y que aporten un mayor valor añadido, impactando directamente en la estrategia de la compañía.
¿Cuáles son los beneficios de la automatización financiera?
Son varias las ventajas y beneficios que presenta la automatización de procesos financieros, siempre y cuando se haga de manera correcta, claro está. Estos son los más relevantes para cualquier empresa:
Reduce los errores humanos
Toda tarea dentro del ámbito financiero que dependa de herramientas como correos electrónicos u hojas de cálculo que necesitan la manipulación de una persona trabajadora, pueden conllevar ciertos errores o pérdidas de datos. Esto se traduce en problemas económicos y organizativos difíciles de subsanar.
Con una buena automatización se mejora la gestión financiera, ya que se consigue una mayor visibilidad de todos los elementos (facturas, contratos, etc.) y se reducen los procesos manuales.
Permite relacionar información de varias herramientas
Los softwares de automatización y digitalización existentes en el mercado permiten la sincronización de varios programas comunes de gestión, tales como Excel o Microsoft Dynamics. Esto facilita el tener la posibilidad de realizar análisis de los datos más complejos y de mayor envergadura de una forma automática. Además, estas herramientas nos permiten también importar datos al sistema de una forma más eficiente además de exportar datos para analizarlos de manera externa en caso de ser necesario.
Menos revisiones y mejor flujo de trabajo
Revisar y aprobar documentos es un trabajo tedioso y repetitivo que, si no se cuenta con un software de automatización puede acabar por desesperar a nuestro personal de trabajo y quitarle tiempo de tareas que aporten mayor valor añadido. Con estos programas podemos ordenar que ninguna transacción sea validada si no cuenta con ciertos requisitos previamente introducidos.
Mayor eficiencia laboral y mejor capacidad de análisis
Las tareas mecánicas realizadas de manera manual pueden inducir a error además de restar tiempo a otros procesos más relevantes de la compañía. Cuando se automatizan estos procesos mecánicos, el tiempo que se ha ahorrado se puede invertir en tareas más analíticas que puedan aportar ese valor añadido siempre necesario. Los sistemas informáticos pueden facilitarnos el trabajo de análisis mediante la obtención de gráficos que midan el grado de optimización de los procesos. Esto ayuda a solucionar cuellos de botella y agiliza el flujo de trabajo mejorando la eficiencia de la empresa.
Obtención de informes de forma rápida
Para las empresas, hay tareas que, por su urgencia e importancia, es necesario realizarlas de manera rápida y en el momento. Es por ello que las herramientas informáticas y el tener los procesos financieros automatizados permiten la extracción de informes de todo tipo de acuerdo a unos parámetros previamente establecidos además de obtener los datos en tiempo real. Estos informes pueden ayudar a la toma de decisiones corporativas, así como a reducir tiempos y costes de tratar ficheros Excel, además de facilitar la elaboración de los estados financieros.
Hace más fácil el trabajo en equipo
Tanto la comunicación como la coordinación entre los diferentes equipos de una empresa, puede mejorar con una correcta automatización. Permite crear solicitudes, informes y notificaciones personalizadas que hacen que cada proceso sea mucho más ágil y agradable de realizar.
Aumenta el valor de la empresa
Tener todo o parte del proceso financiero funcionando de manera automática nos permite tener una mayor visibilidad de los datos. Esto se traduce en que la función financiera es capaz de asumir un papel de business partner dentro de la empresa, aportando valor y ayudando a otras áreas del negocio a mejorar su análisis y a tomar buenas decisiones de una manera ágil.
¿Qué procesos financieros se pueden automatizar?
Pero, ¿cuáles son exactamente los procesos financieros para los cuáles un software de automatización puede sernos útil? Lo cierto es que hay varios ejemplos, aquí te mostramos los más comunes:
Gestión de pagos
Dentro de la gestión de pagos existen diferentes procesos que, por regla general, siempre se han hecho a mano. Algunos de ellos son la comprobación de que todas las facturas estén aprobadas antes de un pago, comprobar que exista fondo suficiente para afrontarlos o establecer términos de pago personalizados según el vendedor.
Con un software de administración financiera podemos disfrutar de una total digitalización de procesos en esta parcela, ya que se puede conectar a los flujos de trabajo y asegurar solo el pago de facturas aprobadas, con fondos suficientes y en los términos establecidos.
Compras y adquisiciones
Debido a la naturaleza de muchas solicitudes de compra, las órdenes de compra suelen contener información faltante, incorrecta o incompleta. Este tipo de problemas se pueden solucionar de forma exitosa con un buen software de gestión.
Uno de los problemas más típicos es la falta de control y visibilidad sobre el coste ocasionado por pedidos de última hora o compras realizadas fuera del proceso de compras de la empresa. Los formularios de solicitud no estructurados, la introducción manual de datos o la recepción de solicitudes a través de diversos canales pueden dar lugar a datos incompletos o erróneos.
En líneas generales, se puede afirmar que un buen software de automatización de procesos financieros resulta clave para el desarrollo y crecimiento empresarial, ya que ayuda a minimizar los errores y mantiene una imagen corporativa moderna.
También mejora el grado de satisfacción de las personas trabajadoras, que pueden emplear sus esfuerzos en tareas menos tediosas y repetitivas y ver cómo su propia productividad aumenta. Esto se traduce en un beneficio económico y humano difícil de calcular.
Ventas
Una forma de mejorar los procesos de venta es mediante la automatización de pedidos standard que el cliente pueda realizar de manera digital. Estos procesos permiten saber si se dispone de la mercancía solicitada en las instalaciones de la empresa, además de enviar el pedido de forma automática al almacén para que los trabajadores puedan proceder a su preparación.
Se podrá crear un albarán y factura de manera automática y digital y la obtención de listados que permitan conocer cuales son los albaranes pendientes de facturar para tener un mayor control de los mismos y realizar un correcto volcado en contabilidad.
Gestión de cobros
Con el propósito de prevenir posibles problemas de morosidad en la compañía, la automatización de procesos financieros permite llevar un control de vencimientos de facturas emitidas. Mediante este proceso, la sociedad puede hacer seguimiento a los clientes que mantengan facturas pendientes de cobrar, así como llevar una correcta contabilización de estos. Esto ayuda a mantener unas correctas entradas de efectivo para poder hacer frente a los pagos requeridos propios de la actividad de la empresa.
Financiación y préstamos
El registro contable de los pagos mensuales de los préstamos suele ser una actividad bastante mecánica que se puede automatizar de una forma sencilla. Además, permitirá conocer cuál es el capital pendiente de cada préstamo, así como los pagos realizados hasta la fecha.
Valoración de existencias y gestión del inventario permanente
La valoración de las existencias, así como la gestión de un inventario permanente es un proceso que se puede automatizar. Esto nos permite que de una forma rápida podamos conocer en cualquier momento la cantidad y valoración de las existencias que hay en el almacén. Además, en procesos productivos más complejos se puede automatizar una contabilidad analítica que permita imputar costes directos e indirectos a las existencias.
Elaboración de documentos legales como Cuentas Anuales e Impuestos
El proceso de automatización permite que las empresas puedan elaborar sus modelos de impuestos e incluso presentarlos de forma digitalizada en las plataformas habilitadas por la Seguridad Social y la Agencia Tributaria.
Además, al cierre del ejercicio, también permiten la realización de las Cuentas Anuales que posteriormente se depositarán en el registro mercantil.
¿Sabías que la automatización de procesos ha alcanzado a otras áreas de las organizaciones? Descubre por qué la digitalización de los Recursos Humanos es necesaria para la supervivencia de las empresas.
